Traduction certifiée au Québec : documents, traducteur et exigences

01Identifier ce qui doit réellement être traduit

Regardez le document complet, recto et verso : un titre en français ne permet pas de conclure que toutes les annotations sont dans cette langue. Identifiez ce qui appartient au document à traduire et ce qui sert uniquement de référence.

Pour le MIFI, les parties dans une autre langue doivent être accompagnées d’une traduction signée et authentifiée. Il faut fournir le document source dans le format demandé et l’original de la traduction complète, avec nom et sceau du traducteur. Tous les éléments concernés, y compris sceaux et signatures, sont pris en compte. Un document français portant un sceau étranger ne doit pas être déclaré entièrement français sans examen.

Notre première fiche de commande comporte le destinataire exact, le nom de la démarche, la langue source, la langue demandée et les pièces à traduire. Si deux organismes interviennent, créez deux lignes. Un établissement d’enseignement et une administration d’immigration peuvent recevoir le même diplôme tout en exigeant des ensembles documentaires différents.

02Traduction, copie certifiée, affidavit : trois fonctions distinctes

La traduction restitue le contenu dans une autre langue. Une copie certifiée conforme atteste la correspondance entre une copie et son original. L’affidavit décrit par IRCC est le serment du traducteur, devant une autorité habilitée, sur l’exactitude de sa traduction. Ce n’est pas simplement votre déclaration que vous comprenez le texte.

Notre conseil est de nommer chaque prestation dans le devis. « Dossier certifié » est trop vague si vous avez besoin d’une traduction et d’une copie source certifiée par une autorité déterminée. Le fait qu’une personne soit traductrice ne la rend pas automatiquement compétente pour toutes les certifications demandées par une administration.

03Choisir un professionnel reconnu pour votre dossier

L’OTTIAQ ne réalise pas lui-même les traductions. Dans son répertoire, sélectionnez les documents officiels, la profession de traducteur agréé et les langues de départ et d’arrivée, puis contactez les membres. L’Ordre ne fixe pas de tarif : chaque professionnel établit ses honoraires selon la prestation.

Pour une traduction réalisée au Québec ou au Canada, le MIFI indique notamment les membres de l’OTTIAQ, de l’ATIO, de la STIBC et de la CTINB, ainsi que le service de traduction de l’ambassade ou du consulat du pays émetteur, le cas échéant. Hors du Canada, les catégories reconnues diffèrent : transmettez les exigences du MIFI avant la commande.

Notre vérification pratique est de faire correspondre le nom du professionnel dans le répertoire, le devis et la traduction livrée. Précisez « espagnol vers français », par exemple, plutôt que « document étranger ». Une traduction dans la direction inverse ou un simple service d’interprétation orale ne répond pas à la même commande.

Si vous possédez déjà une traduction faite à l’étranger, demandez une évaluation du travail et de sa possibilité de certification; n’annoncez pas que le professionnel n’aura « qu’à mettre un tampon ». Il doit pouvoir examiner le document source et déterminer la prestation qu’il accepte de fournir.

04Exemple IRCC : quand faut-il un affidavit ?

Le guide 5218, relatif à la modification de certains documents d’immigration, exige une traduction française ou anglaise des documents rédigés dans une autre langue. Si elle n’est pas faite par un traducteur agréé canadien, ce guide demande un affidavit. Le demandeur et les membres de sa famille ne peuvent réaliser la traduction. Ces instructions sont un exemple précis, pas une permission générale de choisir n’importe quel traducteur pour toutes les demandes.

Dans ce guide, un traducteur agréé canadien n’a pas à fournir cet affidavit. Pour une autre procédure, utilisez sa liste de pièces propre. Vous éviterez deux erreurs opposées : payer une formalité inutile ou omettre un serment effectivement demandé.

Exemple de décision : vous préparez le dossier couvert par le guide 5218 et votre document est en italien. Vous choisissez un traducteur agréé canadien : vous commandez la traduction requise et les pièces source demandées, sans ajouter un affidavit au seul motif que le document est étranger. Votre cousin bilingue ne devient pas admissible simplement parce qu’il accepterait de prêter serment.

05Apostille : ce qu’elle certifie et ce qu’elle ne fait pas

Le Québec explique que l’apostille certifie l’origine d’un acte public et sa signature ou son sceau, pas le contenu de l’acte. Selon le pays destinataire, elle peut être demandée pour le document seulement ou aussi pour sa traduction. Les documents fédéraux ou émis par une autre province ou un territoire ne sont pas apostillés par le Québec.

Lorsqu’une traduction doit elle-même être apostillée dans la procédure québécoise décrite, une déclaration officielle d’un avocat ou d’un notaire est requise; l’authentification de sa signature par son ordre professionnel doit également être prévue. Un commissaire à l’assermentation n’est pas interchangeable avec ces professionnels pour les documents destinés à l’apostille.

Notre organisation recommandée est de dessiner la suite des livrables sur une feuille : document source, traduction, déclaration éventuelle, apostille, puis envoi au destinataire. Faites confirmer l’ordre nécessaire avant de commander plusieurs exemplaires. N’expédiez pas votre seul original dans un circuit choisi par habitude : l’origine du document et l’exigence du destinataire déterminent les étapes.

06Préparer un devis complet et un dossier lisible

Envoyez des numérisations lisibles et complètes, avec toutes les mentions utiles. Séparez clairement les pièces à traduire des références fournies uniquement pour l’orthographe des noms. Si une lettre ou une date est illisible, demandez une meilleure copie; le professionnel ne doit pas deviner pour rendre le dossier plus cohérent.

Modèle de demande : « Je souhaite faire traduire [documents, nombre de pages] de [langue] vers [langue] pour [organisme et démarche]. Voici les instructions officielles. Merci de préciser prix total, attestation incluse, format numérique ou papier, nombre d’exemplaires, délai, livraison et conditions de correction. Les pièces [liste] servent uniquement de référence. » Demandez le canal de transmission approprié avant d’envoyer des renseignements sensibles.

Exemple fictif, sans constituer un tarif professionnel : un devis A à 180 $ comprend traduction et fichier, mais demande 25 $ pour l’exemplaire papier et 15 $ d’envoi. Si le papier est indispensable, le total est 220 $. Un devis B à 205 $ qui comprend cet ensemble est alors inférieur de 15 $. S’il ne faut qu’un fichier, A peut rester le meilleur prix. Comparez le même livrable et le même délai.

07Relire la livraison sans modifier le document certifié

Notre contrôle commence par les noms, dates, numéros, nombre de pages et présence des annotations. Comparez au document source remis au professionnel, pas à votre souvenir. Une date de naissance correcte sur votre passeport mais différente dans l’acte source doit être signalée comme divergence; elle ne se corrige pas discrètement dans la traduction.

En cas d’erreur de traduction, demandez une version corrigée au professionnel. Ne retouchez pas vous-même le fichier certifié. Pour une différence venant de l’original, demandez au destinataire quelle pièce explicative ou rectification est nécessaire. Gardez les versions clairement nommées pour éviter de téléverser l’ancienne par erreur.

Enfin, contrôlez le paquet transmis : document source dans le bon format, traduction et attestations exigées. Conservez les instructions utilisées, le devis et la preuve de dépôt. Si le dossier est refusé, demandez le motif précis : page manquante, qualité du traducteur, certification, langue ou format. Cette distinction permet de commander seulement la correction nécessaire plutôt qu’une deuxième traduction complète sans diagnostic.