État des lieux au Québec : constater l’entrée et préparer la sortie

01Ce que le constat prouve — et ce qu’il ne prouve pas

Un relevé daté relie chaque défaut à un emplacement et à une image. Il aide à distinguer une rayure déjà présente d’un dommage apparu pendant l’occupation. Il ne certifie pas la conformité du bâtiment et ne permet pas de diagnostiquer une fuite cachée, un problème électrique ou une moisissure.

Le propriétaire doit délivrer un logement propre, habitable et en bon état de réparation. Déclarer le logement habitable dans le bail ne fait pas disparaître cette obligation. Pour les problèmes ordinaires, le signalement écrit constitue la première étape ; les suites peuvent passer par une mise en demeure et le TAL. Un logement présentant une menace sérieuse appelle une analyse différente, pas une simple case dans un tableau.

• JuridiQC — État du logement à l’emménagement →
• Télécharger la grille de constat, CSV →

02Avant de décharger : les six informations à noter

Inscrivez l’adresse complète, le numéro d’appartement, la date et l’heure, les personnes présentes, les clés reçues et les équipements prévus au bail. Indiquez « entrée » ou « sortie » en tête du document. Pour une dépendance, notez son emplacement exact : un rangement du sous-sol et un casier extérieur ne sont pas interchangeables.

Faites le passage avant que les meubles et boîtes masquent murs et sols, dans la mesure du possible. Le propriétaire peut participer ; s’il est absent, indiquez cette absence et transmettez votre relevé en demandant ses observations. Ne créez ni signature à sa place ni mention « accepté » à partir de son silence.

Préparez le bail et la liste des appareils inclus. Si une cuisinière est promise mais absente, le constat doit indiquer l’absence et la réponse donnée, pas « cuisine en bon état ». Un défaut, un équipement manquant et une promesse de travaux correspondent à trois informations distinctes.

03La grille pièce par pièce à remplir

Pour chaque élément, utilisez quatre états : observé sans défaut visible, défaut constaté, non testé, absent. « Non testé » ne signifie pas cassé ; « sans défaut visible » ne garantit pas l’absence d’un problème caché. Les essais simples doivent rester sans danger : ne démontez pas un appareil et ne déplacez pas seul un équipement lourd.

04Des photos qui restent compréhensibles un an plus tard

Pour chaque défaut, prenez d’abord une vue de la pièce, puis une vue de son emplacement, enfin un gros plan. La note explique ce que montre l’image. Une photo très serrée d’une rayure sans indication de pièce sera difficile à rapprocher du logement lors du départ.

Gardez les originaux et leur date. Vous pouvez créer des copies annotées, mais ne remplacez pas le fichier original. Utilisez une numérotation stable : E pour entrée, S pour séjour, C1 pour chambre 1 ; reprenez ces références dans la grille. Faites une copie hors du téléphone et ouvrez quelques fichiers pour vous assurer que la sauvegarde contient les images complètes.

La vidéo d’un tour général est complémentaire : elle montre le parcours mais peut rendre un détail illisible. Évitez de filmer les papiers personnels et les écrans d’autres personnes. Le dossier doit être partagé avec les interlocuteurs concernés, pas publié librement pour demander un avis.

05Écrire une observation utile, puis une demande distincte

« Fenêtre défectueuse » mélange constat et conclusion. Préférez : « La fenêtre de la chambre ne se ferme pas complètement ; écart visible au coin inférieur droit ; photo C04. » Puis, dans une colonne séparée : « Demande de réparation et d’échéance. » Le propriétaire peut alors répondre sur un point identifiable.

Pour des travaux promis, notez l’objet et la date annoncée, puis conservez l’écrit qui confirme l’engagement. « Peinture à finir » est trop vague ; « deuxième couche sur le mur nord du séjour annoncée pour le [date] » décrit mieux la situation. Le constat ne doit pas faire passer une promesse orale pour un travail déjà effectué.

Exemple de signalement courant, non de mise en demeure
Bonjour, à mon entrée le [date] au [adresse], j’ai constaté [fait et emplacement]. Les photos [références] sont jointes. Merci de confirmer la réception et de préciser la suite prévue, notamment pour [réparation ou équipement manquant]. Je suis disponible [créneaux] pour organiser un accès.
[Nom]

06Un défaut apparaît plus tard : compléter, sans réécrire le premier constat

Exemple fictif : le lave-vaisselle était noté « présent, cycle non testé ». Le lendemain, de l’eau apparaît devant lui pendant le premier cycle. Ajoutez une entrée datée avec ce que vous avez observé, sans modifier rétroactivement le document initial en « appareil cassé à l’arrivée ». La chronologie est plus utile qu’un dossier réécrit après coup.

Signalez le problème au propriétaire avec les références du constat et la date de découverte. Pour une fuite active, privilégiez la sécurité et la limitation des dommages sans intervention dangereuse ; le classement des photos vient ensuite. Le constat ne constitue pas une autorisation de faire n’importe quelle réparation et de déduire son prix du loyer.

Conservez une ligne par événement : découverte, signalement, réponse, intervention et résultat. Une réparation non concluante doit être notée avec les faits persistants. Cela permet de comprendre la succession des démarches sans relire des dizaines de messages.

• Réparations et entretien du logement →

07À la sortie : comparer les mêmes éléments

Le logement doit être rendu dans son état initial, sous réserve notamment de l’usure normale, de la vétusté et de la force majeure. Vos effets doivent être retirés. La distinction entre usure et dommage dépend des faits : la durée d’occupation et l’état initial importent, et une photo ne fixe pas automatiquement une responsabilité.

Après déménagement et nettoyage, reprenez les angles des photos d’entrée. Notez les changements et les travaux réalisés pendant le bail. Si le propriétaire présente une liste inexacte, demandez que vos réserves soient inscrites ; ne signez pas un accord que vous ne partagez pas. Gardez votre propre copie du document final.

Pour les clés, notez combien d’exemplaires ont été rendus, lesquels, à qui et à quelle date. Distinguez porte d’entrée, boîte aux lettres, rangement et télécommande. Un message de confirmation peut préciser la remise. La remise matérielle des clés n’est pas, à elle seule, une résolution de toutes les questions liées au bail.

• TAL — Droits et obligations du locataire →

08Réclamation et dépôt : ne pas appliquer les règles françaises

Le propriétaire ne peut exiger une somme destinée à garantir l’état du logement. Le relevé de sortie ne crée donc pas automatiquement un système de retenue sur dépôt comme on le rencontre en France. Le premier mois payé d’avance est une question différente du dépôt de garantie.

Si une somme vous est réclamée, demandez le dommage précis, sa localisation, les éléments établissant son origine et le montant détaillé. Rapprochez ces éléments de votre dossier d’entrée et des échanges pendant le bail. Vous pouvez contester une attribution ou un montant sans nier un fait observé ; les points en désaccord doivent être distingués.

• TAL — Paiement du loyer et dépôts →
• Préparer le déménagement →